天水市工程咨询中心有限公司

关于印发档案管理制度的通知

各部（室）：

为进一步健全规范公司档案管理工作，全面提高公司档案管理水平，现制定《天水市工程咨询中心有限公司档案管理制度（试行）》，经7月4日总经理办公会会议研究通过，现印发你们，请遵照执行。

                   天水市工程咨询中心有限公司

           2022年7月5日

天水市工程咨询中心有限公司

 档案管理制度

第一章  总  则

第一条  为规范天水市工程咨询中心有限公司的档案管理，建立科学规范的档案管理体系，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》《甘肃省档案管理条例》，结合公司实际，制定本制度。

第二条  本制度适用于公司的咨询成果档案和文件档案的管理。

第三条  档案资料包括电子版和纸质版。

第四条  档案管理坚持及时、真实、齐全、清晰、手续完备、安全可靠的原则。

第二章  职  责

第五条  办公室设置档案室及档案管理专员，档案管理员须保持相对稳定。调动工作时，须对档案材料、档案上架情况清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：

1.负责公司档案资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；

2.负责档案管理的各项规章制度的制订；

3.为档案查询提供利用服务；

4.严格执行保密制度。

第三章  具体要求

第六条  归档时间和归档程序

1.项目评估档案应包括委托函或合同、前置要件、初审单、专家组咨询意见、可研文本、答复意见书、评估报告、其他往来函件等，由评估咨询部部长审核后项目负责人同电子版档案（电子版档案管理员和项目负责人各存一份）同时送档案室归档；

2.项目咨询档案应包括合同、项目咨询成果文件（包括规划可研报告、工程审计报告、稳评报告等），专家审查意见、会议资料、其他往来函件等，由相应部室负责人审核后同电子版档案（电子版档案管理员和项目负责人各存一份）同时送档案室归档；

3.纸质版档案上架归档前须填写《档案资料明细表》；

4.电子版档案按同上顺序命名打包压缩拷贝至档案管理员；

5.公司配备由专人保管的计算机来存储电子档案，未经专人许可，任何人不得使用、拷贝、查阅电子档案；

6.电子档案存档材料须保证与纸质版材料一致，存档前同纸质版流程查看确认后进行存档。

第七条  归档要求

1.归档资料必须完整、分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰。与存档文件《档案资料明细表》一一对应，如有缺漏不予归档，特殊情况需有合理说明，由项目负责人和部室负责人签字后上架归档。

2.电子版档案和纸质版档案案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。

3.各类文件为一档一式一份。

第八条  档案查阅、借阅规定

1.因工作需要，查阅档案资料时，须在钉钉上申请，按照要求填写审批同意后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

2.复印档案资料需填写“钉钉”申请，机密档案资料由董事长签字同意后方可复印。

3.档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写“钉钉—档案借阅申请”，写明用意，经同意后方可外借。机密档案须经董事长批准后方可外借。

4.档案资料一般情况下仅限公司内部人员查阅使用。如外单位人员查阅档案，必须持单位介绍信或个人身份证明，经董事长批准，填写《调阅单》后，方可查阅。

5.借出档案应在三日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而逾期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。

6.借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷。如发生上述情况要追究借阅人的责任。

7.借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。

8.借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在《调阅单》上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。

第九条  档案的利用